Le déménagement de bureaux Paris en quelques étapes

Déménagement de bureau Paris : Créer une équipe responsable de ce projet 

Tout comme n’importe quel projet, vous devez créer une équipe responsable de la gestion de votre déménagement. Ce groupe de salariés s’occupera de la création du plan d’action, la gestion de la communication interne et externe autour de votre déménagement, l’élaboration du budget, la mise en place du projet ainsi que le contrôle des opérations. Cette équipe aura la charge de contacter les prestataires et servira de pont entre vous et les différentes parties responsable de ce transfert.

Déménagement de bureau Paris : la définition de vos besoins

Avant d’entamer un projet aussi important que le transfert de vos bureaux, il est important de créer un plan d’action et de préciser clairement les raisons et vos attentes d’une telle étape. La première chose à préciser est la raison de ce déménagement. Est ce que vous déménagez pour des raisons logistiques ou bien parce que vos locaux actuels ne conviennent plus à votre activité. Que ce soit pour l’un ou pour l’autre, vous devez lister ce dont vous avez besoin dans un bureau, ceci vous aidera à préciser de manière claire la nature des locaux que vous souhaitez avoir.

Déménagement de bureaux Paris : créer un cahier de charge

Une fois que vous avez défini pourquoi vous ne pouvez plus utilisera vos bureaux actuels, vous devez élaborer un cahier de charge pour vos nouveaux locaux. Ce document aidera les agents de l’immobilier à mieux comprendre vos attentes et donc à mieux vous aider dans vos recherches. Par conséquent, il est important qu’il soit le plus détaillé possible. En effet, il doit comporter des détails sur l’emplacement désiré, la superficie dont vous avez besoin, les traits architecturaux en concordance avec votre activité, etc. Vous pouvez même inclure la manière dont vous allez utiliser et aménager vos bureaux. Pour vous assurer que l’agent a bel et bien compris ce dont vous avez besoin, il est préférable de s’entretenir avec lui et échanger sur le sujet. 

Déménagement de bureaux Paris : fixer un plan budgétaire 

Vous ne pouvez pas entamer un projet sans préciser le budget que vous allez y dédier. L’équipe responsable de votre déménagement devra s’entretenir avec vos comptables pour discuter du budget susceptible d’être utilisé pour financer ce transfert. Créer un plan budgétaire bien détaillé vous permettra de voir de manière claire la taille de votre investissement et ses répercussions sur les finances de votre entreprise. L’élaboration d’un tel document se fait en trois étapes : 

• La définition de vos besoins. 
• Le lancement de l’appel d’offres et la demande de devis.  
• La comparaison des devis et le choix des prestataires.

Bien que longue et fatigante, cette tâche reste néanmoins la plus importante de ce processus. Elle vous évitera les mauvaises surprises et servira de point de repère pour la création de votre plan d’action.    

Déménagement de bureaux Paris : la signature du nouveau bail

Il faut commencer par négocier avant de signer le contrat de bail. Il importe de souligner que cette négociation porte sur le loyer pour l’obtenir au meilleur prix. Certaines clauses du contrat ne peuvent pas faire l’objet d’une négociation. C’est le cas par exemple de la durée du bail, de l’obligation d’établir l’état des lieux à l’entrée et à la restitution des locaux. Dès que le contrat est signé, vous devez informer vos collaborateurs. Tous les contrats de ce genre devraient comporter les clauses suivantes : le loyer mensuel ou annuel, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie, les travaux à la charge du locataire et les modalités de cession ou de résiliation du bail.

Déménagement de bureaux Paris : la résiliation du bail actuel

Le contrat est la loi des parties. Chaque partie doit respecter les termes du contrat sous peine d’engager sa responsabilité contractuelle. Il s’agit en l’occurrence du respect du délai de préavis stipulé par votre contrat de bail. Vous devez donc informer à temps votre bailleur de votre projet de déménagement de bureaux Paris. Ceci doit être fait par lettre recommandée ou par acte d’huissier.

Déménagement de bureaux Paris : le tri de vos mobiliers

Le déménagement est une occasion pour changer de style. Tous les mobiliers doivent s’accorder en termes d’usage et de couleur avec le nouveau style. Il faut garder une harmonie de couleur et de style. Les anciens mobiliers qui ne vont plus doivent être mis de côté. Vous pouvez les vendre, les donner ou les recycler. Il ne faut pas se limiter à la décoration quand vous achetez de nouveaux mobiliers. Gardez en tête qu’il s’agit d’un endroit pour travailler, il doit donc être pratique et dois répondre aux exigences de fonctionnalité requises par le travail.

Le choix de la bonne société de déménagement de bureau Paris

Vous devriez commencer par la demande de devis. Il faut en demander plusieurs afin de faire une comparaison. Puis, vous devez avoir une précision sur tous les services inclus dans chaque devis. L’objectif est d’avoir la certitude sur le rapport qualité-prix de tous les devis que vous avez reçu. Généralement, la société de déménagement doit faire une descente sur place (dans les futurs locaux) afin d’élaborer le devis.

Un projet de déménagement prochain ?

Nous déménageons des bureaux de nombreuses sociétés à Paris. Notre travail ne s’arrête pas au transport et à la manutention des mobiliers, nous vous accompagnons tout au long du processus de déménagement, du début jusqu’à la fin. Nous nous chargeons également des démarches administratives comme l’obtention des autorisations requises et la souscription aux assurances. Nous répondons particulièrement à vos attentes en personnalisant notre prestation selon votre besoin spécifique à un tarif abordable. Alors, qu’attendez-vous ? Faites votre demande de devis sur ce site.